.avif){kind=spacer}
Boka DJ till företagsevent, vad bör ni tänka på?
Att boka DJ till ett företagsevent kan låta enkelt. Man hittar en DJ, bestämmer en tid och ser till att det finns musik under kvällen. Men för att eventet faktiskt ska kännas professionellt, genomtänkt och anpassat efter gästerna finns det flera saker som är bra att tänka igenom innan ni bokar.
Ett företagsevent skiljer sig ofta från en privat fest. Det kan finnas ett tydligare syfte, en blandad målgrupp, ett schema att följa, tal, presentationer, prisutdelningar, mingel, middag och ibland ett dansgolv senare på kvällen. Därför handlar en bra DJ-lösning inte bara om att spela musik, utan om att förstå eventets helhet.
I den här bloggen går vi igenom vad ni bör tänka på innan ni bokar DJ till företagsevent, vilka frågor som är viktiga att ställa och hur ni skapar bättre förutsättningar för en lyckad kväll.
Börja med syftet med företagseventet
Innan ni bokar DJ är det bra att börja med en enkel fråga: vad är syftet med eventet?
Ett företagsevent kan ha många olika mål. Det kan handla om att fira ett resultat, samla teamet, skapa relationer med kunder, avsluta en konferens, lansera något nytt eller bara ge medarbetarna en rolig kväll tillsammans. Syftet påverkar hur musiken bör planeras.
En kickoff behöver ofta energi, gemenskap och ett upplägg som får gruppen att känna sig samlad. En företagsmiddag kan behöva mer elegant musik under mingel och middag, innan kvällen eventuellt går över i dans. En julfest kan kräva en blandning av stämningsfull musik, klassiker och festliga låtar. En sommarfest kan kännas mer avslappnad, social och lättsam.
Ju tydligare ni är med eventets syfte, desto enklare blir det för DJ:n att förstå vilken känsla musiken ska bidra till.
Läs även: Vanliga misstag företag gör när de planerar musik till företagsevent
Vilken typ av företagsevent gäller det?
Alla företagsevent behöver inte samma typ av DJ-upplägg. Därför är det bra att tidigt definiera vilken typ av event ni planerar.
Det kan till exempel vara:
- Företagsfest
- Kickoff
- Sommarfest
- Julfest
- AW
- Kundevent
- Konferensavslutning
- Jubileum
- Prisceremoni
- Personalaktivitet
- Lanseringsevent
En DJ till en avslappnad AW behöver ofta ett annat upplägg än en DJ till en större företagsfest med middag, tal och dansgolv. Ett kundevent kan behöva kännas mer representativt och varumärkesanpassat, medan en intern personalfest ofta kan ha mer fokus på energi och dans.
När DJ:n förstår typen av event blir det lättare att anpassa musik, ljud, ljus och upplägg.
Tänk igenom kvällens olika delar
Ett företagsevent består ofta av flera delar, och alla delar behöver inte samma energi.
Ett vanligt misstag är att blanda allt i samma lista. Då kan en lugn middagslåt komma mitt i dansgolvet, eller en intensiv partylåt spelas innan gästerna ens hunnit komma in i rätt känsla.
Det kan till exempel se ut så här:
- Gästerna anländer
- Mingel
- Välkomsttal
- Middag
- Presentationer eller prisutdelning
- Paus eller övergång
- Dansgolv
- Avslutning
Ett vanligt misstag är att bara tänka på DJ:n som något som behövs när dansgolvet ska öppna. Men musik kan påverka hela kvällen, inte bara den sista delen.
Under minglet kan musiken göra att rummet känns mer levande. Under middagen kan den skapa rätt bakgrundskänsla utan att störa samtal. Efter tal eller presentationer kan musiken hjälpa till att höja energin igen. När dansgolvet ska öppna kan DJ:n skapa en tydligare övergång från sittande middag till fest.
Därför är det bra att fundera på om DJ:n ska vara med under hela eventet eller bara under en specifik del av kvällen.
Ska DJ:n spela under mingel, middag eller bara dans?
När ni bokar DJ till företagsevent behöver ni bestämma vilken roll DJ:n ska ha under kvällen. Ibland räcker det att DJ:n spelar under dansgolvet. I andra fall kan det vara bättre att DJ:n ansvarar för musiken redan från minglet.
Det finns några olika upplägg:
DJ endast för dansgolv
Passar när lokalen eller eventet redan har musik under mingel och middag, och DJ:n främst ska skapa fest senare på kvällen.
DJ för mingel och dans
Passar när ni vill ha en mer sammanhängande känsla från start till slut.
DJ för hela kvällen
Passar när eventet har flera delar, till exempel mingel, middag, tal, prisutdelning och dans. Då kan DJ:n anpassa musiken efter varje del och skapa ett bättre flöde.
Det finns inget rätt eller fel. Det viktiga är att upplägget passar eventets syfte, tider och gäster.
Vilka gäster kommer?
Musiken bör alltid anpassas efter gästerna. På företagsevent kan publiken vara väldigt blandad.
Det kan vara medarbetare från olika avdelningar, kunder, chefer, externa gäster, yngre kollegor, äldre kollegor eller personer som inte känner varandra särskilt väl. Det gör musikvalet mer komplext än om alla gäster har samma bakgrund och musiksmak.
Innan ni bokar DJ är det bra att fundera på:
- Hur många gäster kommer?
- Är det mest medarbetare, kunder eller blandat?
- Är åldrarna blandade?
- Känner gästerna varandra sedan tidigare?
- Ska eventet kännas avslappnat, elegant eller energifyllt?
- Vill ni ha dansgolv senare på kvällen?
- Finns det musik som bör undvikas?
En bra DJ till företagsevent behöver kunna spela brett, läsa av publiken och anpassa musiken efter situationen.
Hur viktigt är dansgolvet?
Alla företagsevent behöver inte sluta med dansgolv. I vissa fall är målet ett trevligt mingel, en professionell middag eller ett kundevent med bakgrundsmusik. I andra fall är dansgolvet en av kvällens viktigaste delar. Om ni vill ha dansgolv är det viktigt att skapa rätt förutsättningar för det.
Det handlar om:
- När dansgolvet ska öppna
- Hur middagen eller programmet avslutas
- Var dansgolvet placeras
- Hur ljuset ser ut
- Om ljudet passar för dans
- Vilken typ av musik gästerna troligen reagerar på
- Hur övergången från middag till fest ska kännas
Ett dansgolv kommer sällan igång bara för att musiken blir högre. Det behöver kännas naturligt. Gästerna behöver förstå att kvällen byter fas, och musiken behöver möta dem där de är.
En erfaren DJ kan hjälpa till med just den övergången.
Ljud, ljus och mikrofon är en viktig del av helheten
När företag bokar DJ är det lätt att fokusera på musiken, men tekniken är minst lika viktig.
Ni behöver veta om lokalen har egen ljudutrustning, om den fungerar för DJ, om den räcker till dansgolv och om det finns mikrofon till tal eller presentationer. Många lokaler har någon form av ljudsystem, men det betyder inte alltid att det passar för hela eventet.
Det är bra att ta reda på:
- Finns det högtalarsystem i lokalen?
- Går det att koppla in DJ-utrustning?
- Finns det mixerbord?
- Finns det mikrofon?
- Räcker ljudet för antal gäster?
- Finns det ljudbegränsningar?
- Behövs ljus till dansgolvet?
- Finns det tillräckligt med eluttag?
- När kan DJ:n komma in och rigga?
Ljus påverkar också hur eventet känns. Ett dansgolv under starkt takljus kan kännas stelt, medan rätt belysning gör ytan mer inbjudande. Det behöver inte alltid vara avancerat, men ljud och ljus bör planeras i relation till lokalen och kvällens upplägg.
Vad behöver ni informera DJ:n om?
För att DJ:n ska kunna göra ett bra jobb behöver ni ge rätt information i förväg. Ni behöver inte ha alla detaljer klara från början, men ju mer DJ:n förstår om eventet, desto bättre kan upplägget anpassas.
Bra information att skicka med är:
- Datum
- Plats
- Antal gäster
- Typ av företagsevent
- Ungefärliga tider
- Om det är mingel, middag, tal och dans
- Om DJ:n ska spela hela kvällen eller bara en del
- Om ljud och ljus behövs
- Om mikrofon behövs
- Vilken känsla ni vill skapa
Om det finns musikönskemål
- Om det finns musik som bör undvikas
- Kontaktperson på plats
Det är också bra att berätta om företaget har en särskild stil, kultur eller målgrupp. Ett event för ett techbolag kan kännas annorlunda än ett event för en advokatbyrå, en byrå, ett hotell eller ett större industriföretag.
Hur mycket ska ni styra musiken?
Många företag undrar hur mycket de själva behöver styra musiken. Svaret är att det beror på hur personligt eller varumärkesanpassat eventet ska vara. Ni behöver inte skapa en komplett låtlista, men det är ofta värdefullt att ge DJ:n en riktning.
Det kan räcka med att beskriva:
- Vilken känsla ni vill ha
- Några genrer ni gillar
- Några låtar som passar företaget
- Några låtar som inte passar
- Om musiken ska vara mer elegant, bred, modern eller festlig
- Om det finns särskilda låtar som måste spelas
En bra DJ behöver frihet att läsa av gästerna, men också tillräckligt med information för att förstå ramen. Det bästa brukar vara en kombination: ni ger riktning och önskemål, DJ:n anpassar musiken live efter gästerna.
Jämför inte bara pris
När ni jämför olika DJ-offerter är det lätt att bara titta på priset. Men två offerter kan innehålla helt olika saker. En offert kan bara gälla DJ under några timmar. En annan kan innehålla planering, ljud, ljus, mikrofon, transport, riggning, soundcheck och kontakt inför eventet.
Därför är det viktigt att fråga:
- Hur många timmars DJ ingår?
- Ingår ljudsystem?
- Ingår ljus eller partybelysning?
- Ingår mikrofon?
- Ingår transport?
- Ingår upp- och nedriggning?
- Ingår planering innan eventet?
- Finns det möjlighet till musikönskemål?
- Har DJ:n erfarenhet av företagsevent?
- Tillkommer några kostnader?
Det billigaste alternativet är inte alltid sämst, och det dyraste är inte alltid bäst. Men ni bör veta vad ni faktiskt jämför. För företagsevent är trygghet, kommunikation och leverans ofta minst lika viktigt som priset.
Vad kännetecknar en bra DJ till företagsevent?
En bra DJ till företagsevent behöver mer än en bra musiksmak. Personen behöver förstå sammanhanget.
Det handlar om att kunna läsa av rummet, anpassa musiken efter gästerna, hålla rätt nivå under mingel och middag, skapa energi när det behövs och förstå när musiken ska ta plats och när den ska ligga i bakgrunden.
En bra DJ till företagsevent bör kunna:
- Anpassa musiken efter olika målgrupper
- Spela brett utan att tappa känslan
- Skapa bra övergångar mellan kvällens delar
- Förstå skillnaden mellan mingel, middag och dans
- Samarbeta med eventansvarig
- Hantera önskelåtar professionellt
- Anpassa ljudnivån efter situationen
- Bidra till en trygg och smidig helhet
På ett företagsevent är DJ:n en del av helhetsupplevelsen, inte bara någon som spelar musik i slutet av kvällen.
Vanliga saker företag glömmer innan de bokar DJ
Det finns några detaljer som ofta glöms bort i planeringen.
Fördelar med DJ:
- Att kontrollera lokalens ljudsystem
- Att kolla om mikrofon finns
- Att planera när dansgolvet ska öppna
- Att tänka på övergången från middag till fest
- Att utse en kontaktperson på plats
- Att informera DJ:n om tal, priser eller aktiviteter
- Att kontrollera riggtid och tillgång till lokalen
- Att tänka på ljuset i lokalen
- Att meddela låtar eller genrer som bör undvikas
- Att ge DJ:n en tydlig bild av målgruppen
Det är ofta små saker, men de påverkar hur smidigt eventet känns.
När bör man boka DJ till företagsevent?
Hur långt i förväg ni bör boka beror på datum, säsong och typ av event. Populära perioder, till exempel december för julfester och maj/juni för sommarfester, blir ofta uppbokade tidigt.
Om ni har ett viktigt datum, en större lokal eller ett event där DJ, ljud och ljus är en central del av kvällen är det smart att vara ute i god tid.
Det betyder inte att det alltid är för sent om eventet närmar sig. Men ju tidigare ni hör av er, desto större chans är det att rätt DJ och rätt utrustning finns tillgänglig.
Sammanfattning
Att boka DJ till företagsevent handlar om mer än att hitta någon som kan spela musik. Det handlar om att skapa rätt känsla för gästerna, få kvällens olika delar att hänga ihop och se till att musik, ljud och ljus passar eventets syfte.
Innan ni bokar är det bra att tänka igenom vilken typ av företagsevent det gäller, vilka gäster som kommer, om det ska vara mingel, middag, tal eller dans, vilken utrustning som behövs och vilken roll DJ:n ska ha under kvällen.
En bra DJ-lösning gör eventet enklare att genomföra och mer genomtänkt att uppleva.
Letar ni efter DJ till företagsevent i Stockholm hjälper Event By Remaze företag med DJ, musik, ljud och ljus till allt från kickoff och sommarfest till julfest, företagsfest och kundevent. Vi tar fram ett upplägg som passar lokalen, gästerna och känslan ni vill skapa.