.avif){kind=spacer}
Vanliga misstag företag gör när de planerar musik till företagsevent
Att planera musik till företagsevent kan verka enkelt i början. Man bokar en lokal, sätter ett schema, beställer mat och tänker att musiken löser sig senare. Men när kvällen väl kommer är det ofta musiken, ljudet, ljuset och tajmingen som avgör hur eventet faktiskt upplevs.
Ett företagsevent kan vara allt från kickoff och afterwork till julfest, konferensmiddag, kundevent eller lansering. Oavsett typ av event finns samma utmaning: musiken ska passa syftet, gästerna, lokalen och stämningen under hela kvällen.
I den här bloggen går vi igenom vanliga misstag företag gör när de planerar musik till företagsevent, och hur ni kan undvika dem.
Att tänka på musiken för sent
Ett av de vanligaste misstagen är att musiken hamnar långt ner i planeringen. Lokal, mat, tider och aktiviteter brukar bestämmas först, medan DJ och musik ibland tas upp först när det mesta redan är klart.
Problemet är att musiken påverkar fler delar av kvällen än många tror. Den sätter tonen under minglet, skapar känsla under middagen, hjälper övergången till fest och påverkar om dansgolvet faktiskt kommer igång.
Om musiken planeras för sent kan det bli svårare att hitta rätt DJ, rätt ljud, rätt ljus och rätt upplägg. Det kan också göra att viktiga detaljer missas, till exempel mikrofon till tal, placering av DJ eller hur lokalen fungerar akustiskt.
Det bästa är att tänka på musik och teknik tidigt, helst när ni börjar forma kvällens upplägg.
Läs även: DJ till företagsevent - hur musik sätter rätt stämning
Att inte anpassa musiken efter målgruppen
Ett företagsevent har ofta en blandad publik. Det kan vara olika avdelningar, åldrar, roller, musiksmaker och energinivåer i samma rum. Därför fungerar det sällan att planera musiken utifrån en persons smak.
Ett vanligt misstag är att tänka: “Vi gillar den här typen av musik, så den kör vi på hela kvällen.”
Det kan fungera ibland, men ofta behöver musiken vara bredare än så. En bra DJ till företagsevent behöver kunna läsa av publiken och hitta en balans mellan igenkänning, energi och variation.
Det handlar inte om att spela “lite av allt” utan riktning. Det handlar om att förstå vilka gäster som är på plats och bygga musiken så att så många som möjligt känner sig inkluderade.
Att välja för smal musikstil
Ett annat vanligt misstag är att göra musikvalet för smalt. Det kan till exempel vara att bara köra house, bara 80-tal, bara aktuell pop eller bara låtar från en färdig spellista.
På ett företagsevent behöver musiken ofta fungera för fler än den grupp som är mest danssugen. Särskilt om målet är att få ett levande dansgolv där många känner sig bekväma.
En smal musikstil kan fungera som en del av kvällen, men sällan som hela upplägget. Ofta blir resultatet bättre när DJ:n kan växla mellan olika stilar och anpassa musiken efter responsen i rummet.
Det är därför erfarenhet spelar stor roll. En DJ behöver inte bara veta vilka låtar som är bra, utan också när de ska spelas.
Att glömma ljud och ljus
Musiken är viktig, men upplevelsen påverkas också mycket av ljud och ljus. Ett vanligt misstag är att boka DJ utan att tänka igenom vilken teknik som faktiskt behövs.
Bra ljud gör att mingel, tal, middag och dans fungerar bättre. Rätt ljus gör att lokalen känns mer genomtänkt och att dansgolvet blir mer inbjudande.
Det ni bör fundera på är:
- Hur stor lokalen är
- Hur många gäster som kommer
- Om det ska hållas tal eller presentationer
- Om det finns dansgolv
- Om lokalen har egen ljudutrustning
- Om det behövs mikrofon
- Vilken känsla ni vill skapa
En lokal kan ha ljudsystem, men det betyder inte alltid att det passar DJ och dansgolv. På samma sätt kan en lokal ha ljus, men det kanske inte skapar rätt festkänsla senare på kvällen.
Vill ni läsa mer om detta kan ni läsa vår guide om ljud och ljus till företagsevent.
Att underskatta lokalens påverkan
Lokalen påverkar musiken mer än många tror. Storlek, takhöjd, material, planlösning, dansgolvets placering och var gästerna sitter spelar stor roll för hur ljud och energi sprids.
En lokal med högt i tak kan kräva annan ljudlösning än en mindre restaurang. Ett event i tält kräver annan planering än ett event i en konferenslokal. Om DJ:n placeras för långt från gästerna kan dansgolvet kännas avskilt, även om musiken är bra.
Det är därför det är bra att dela information om lokalen tidigt. Bilder, planritning, antal gäster och ungefärlig placering av middag, bar och dansgolv gör det enklare att hitta rätt lösning.
Ett bra DJ-upplägg anpassas efter lokalen, inte tvärtom.
Att öppna dansgolvet vid fel tidpunkt
Timing är en av de viktigaste delarna för ett lyckat företagsevent. Om dansgolvet öppnas för tidigt kan gästerna fortfarande vara mätta, upptagna i samtal eller inte redo att dansa. Om det öppnas för sent kan energin redan ha sjunkit.
På företagsevent är det extra viktigt att övergången från middag, tal eller program till fest känns naturlig. Gästerna kanske inte känner varandra lika väl som på en privat fest, vilket gör att dansgolvet ofta behöver byggas upp på ett tryggt sätt.
Ett vanligt misstag är att plötsligt byta från lugn middagsmusik till hög festmusik utan någon övergång. Då kan steget till dans kännas för stort.
En bättre lösning är att gradvis höja energin, ändra ljuset och välja startlåtar som känns trygga och igenkännbara.
Att lägga tal och aktiviteter för sent
Tal, prisutdelningar, quiz och överraskningar kan vara viktiga delar av ett företagsevent. Men om de läggs för sent kan de bromsa festen.
När dansgolvet väl har kommit igång är det ofta bäst att undvika för många avbrott. Om musiken stoppas precis när gästerna börjar dansa kan det vara svårt att få tillbaka samma energi.
Det betyder inte att ni ska undvika aktiviteter. Det handlar om att placera dem smart.
Ofta fungerar det bäst att lägga tal och aktiviteter innan dansgolvet öppnar, eller åtminstone innan festen har hunnit komma igång på riktigt. Då får kvällen ett bättre flöde.
Att inte ge DJ:n tillräckligt med information
En DJ kan göra ett mycket bättre jobb när det finns rätt information i förväg. Ett vanligt misstag är att bara skicka datum, tid och plats, men inget om gästerna, upplägget eller känslan ni vill skapa.
Bra information till DJ:n kan vara:
- Typ av företagsevent
- Antal gäster
- Åldersspann
- Tider för mingel, middag, tal och dans
- Om det finns särskilda låtar eller genrer ni gillar
- Om det finns musik ni vill undvika
- Om det behövs mikrofon
- Hur lokalen ser ut
- Vilken känsla ni vill skapa
Ni behöver inte ha en färdig spellista. Det viktigaste är att DJ:n förstår sammanhanget. Då blir det enklare att anpassa musiken efter både eventets syfte och gästerna på plats.
Att tro att en spellista löser allt
En färdig spellista kan vara ett bra stöd, men den kan sällan ersätta en erfaren DJ på ett företagsevent.
En spellista kan inte läsa av rummet, justera tempot, byta riktning om energin sjunker eller känna av när gästerna är redo för dansgolvet. Den kan inte heller hantera övergångar, önskelåtar eller situationer där kvällen utvecklas annorlunda än planerat.
För mindre och enklare mingel kan en spellista ibland fungera. Men om ni vill skapa en hel kväll med tydlig känsla, bra övergångar och ett dansgolv som faktiskt lever, är en DJ oftast ett bättre val.
Det handlar inte bara om vilka låtar som spelas. Det handlar om när och hur de spelas.
Att bara jämföra pris
Pris är såklart viktigt, men det bör inte vara den enda faktorn när ni bokar DJ till företagsevent.
Två offerter kan se lika ut på ytan men innehålla helt olika saker. Den ena kanske inkluderar ljud, ljus, mikrofon, planering, upp- och nedriggning och anpassning efter lokalen. Den andra kanske bara inkluderar själva speltiden.
När ni jämför olika alternativ bör ni titta på:
- Vad som ingår i priset
- Om ljud och ljus ingår
- Om mikrofon ingår
- Hur mycket planering som ingår
- Om DJ:n har erfarenhet av företagsevent
- Om utrustningen passar lokalen
- Hur tydlig kommunikationen är
En billigare lösning kan bli dyrare i längden om ni behöver lösa teknik separat, om ljudet inte räcker eller om eventet inte får den känsla ni vill skapa.
Vill ni få bättre koll på prisbilden kan ni läsa mer om vad en DJ kostar.
Checklista innan ni planerar musik till företagsevent
Innan ni bokar DJ, musik, ljud och ljus kan det vara bra att ha koll på:
- Datum och plats
- Typ av företagsevent
- Antal gäster
- Ungefärligt åldersspann
- Eventets syfte
- Om det är mingel, middag, tal och dans
- Om det behövs mikrofon
- Om lokalen har egen teknik
- Var dansgolvet ska vara
- Vilken känsla ni vill skapa
- Vilka musikstilar som passar
- Vilka låtar eller genrer som bör undvikas
- När festen ska börja och sluta
Ni behöver inte ha alla svar direkt. Men ju tydligare bild ni kan ge, desto lättare blir det att skapa ett upplägg som fungerar.
Sammanfattning
När företag planerar musik till företagsevent är det lätt att underskatta hur mycket musiken påverkar helheten. Det handlar inte bara om bakgrundsljud eller några låtar till dansgolvet. Musiken påverkar hur gästerna kommer in i rummet, hur stämningen byggs, hur övergångarna känns och hur kvällen avslutas.
De vanligaste misstagen handlar ofta om att tänka på musiken för sent, välja för smalt, glömma ljud och ljus, öppna dansgolvet vid fel tidpunkt eller inte ge DJ:n tillräckligt med information.
Med rätt planering blir musiken istället ett verktyg för att skapa rätt känsla genom hela eventet.
Letar ni efter DJ till företagsevent i Stockholm hjälper vi på Event By Remaze gärna till med DJ, musik, ljud och ljus som anpassas efter ert event, er lokal och era gäster. Oavsett om det gäller kickoff, julfest, afterwork, konferensmiddag eller företagsfest tar vi fram ett upplägg som passar kvällen.